Dokumentacja księgowa w e-commerce – co musisz archiwizować i przez ile lat?

Przez ile lat musisz przechowywać dokumenty?

Podstawowa zasada wynika z przepisów podatkowych: dokumenty podatkowe przechowuje się przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Dla roku podatkowego 2024 oznacza to przechowywanie dokumentów do końca 2030 roku. Dłuższych okresów wymagają inne kategorie dokumentów: dokumenty ZUS i pracownicze trzeba trzymać 10 lat, a dla dokumentacji zatrudnienia sprzed 2019 roku nawet 50 lat, umowy handlowe przez okres przedawnienia roszczeń, zwykle 3-6 lat od wygaśnięcia umowy, dokumenty magazynowe i inwentaryzacyjne analogicznie do podatkowych, czyli 5 lat, a dokumenty związane ze sporami sądowymi do czasu prawomocnego rozstrzygnięcia plus kolejne 5 lat.

Jakie dokumenty musi archiwizować sklep internetowy?

Dokumenty sprzedażowe obejmują faktury VAT i faktury korygujące, paragony fiskalne wraz z raportami dobowymi i miesięcznymi kasy, dokumenty potwierdzające sprzedaż przez marketplace’y, czyli raporty transakcji z Allegro, Amazon i Shopify za każdy miesiąc, oraz dokumenty zwrotów i reklamacji, w tym potwierdzenia zwrotu od kupujących i korespondencję przy spornych przypadkach. Dokumenty kosztowe to faktury za prowizje od platform, faktury za usługi bramek płatności, faktury za reklamy, faktury za wysyłkę i opakowania oraz faktury za oprogramowanie, w tym platformy e-commerce, system ERP i integracje.

Dokumenty bankowe to wyciągi za każdy miesiąc, potwierdzenia przelewów przy zwrotach do kupujących oraz historia transakcji na rachunkach walutowych, jeśli takie prowadzisz. Dokumenty rozliczeniowe z platformami obejmują Settlement Reports z Amazona za każdy okres, raporty finansowe z Allegro, raporty z bramek płatności i dokumentację reconciliacji wypłat. Dokumenty VAT i podatkowe to pliki JPK_V7 wraz z potwierdzeniami złożenia, deklaracje VIU-DO i potwierdzenia, ewidencja VAT OSS per kraj oraz deklaracje VAT-UE przy sprzedaży B2B do UE. Dokumentacja magazynowa obejmuje wreszcie dokumenty PZ i WZ, dokumenty inwentaryzacyjne sporządzane przynajmniej raz w roku oraz dokumenty korygujące stany przy przyjęciu zwrotów.

W jakiej formie przechowywać dokumenty?

Polskie prawo dopuszcza przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej, pod warunkiem że zapewniona jest ich autentyczność i integralność, czyli nie da się ich zmodyfikować po zapisaniu, że pozostają dostępne i czytelne przez cały wymagany okres oraz że można je wydrukować na żądanie. W praktyce oznacza to, że faktury możesz przechowywać jako pliki PDF, raporty jako CSV lub PDF, a wyciągi bankowe w formie elektronicznej, bez konieczności drukowania i trzymania fizycznego archiwum. Faktury z KSeF są przechowywane przez 10 lat na serwerach Ministerstwa Finansów, ale i tak warto mieć ich lokalne kopie we własnym systemie lub chmurze.

Jak zorganizować archiwum dokumentów e-commerce?

Jeśli archiwizujesz lokalnie lub w chmurze, warto stosować spójną strukturę folderów, na przykład rok, potem miesiąc, potem kategoria dokumentu. Dobrze też trzymać backup w co najmniej dwóch miejscach, lokalnie i w chmurze, bo utrata danych z dysku bez kopii zapasowej to jeden z częstszych powodów braków przy kontroli. Warto skonfigurować cykliczne, automatyczne pobieranie raportów z Allegro, Amazon i Shopify, bo wiele firm ściąga je dopiero wtedy, gdy są potrzebne, a wtedy okazuje się, że historia raportów dostępna w panelu jest ograniczona czasowo. Pomocne jest też zintegrowane archiwum w Comarch ERP Optima, który przechowuje dokumenty elektroniczne jako załączniki do zapisów, dzięki czemu faktury importowane przez integrację mogą mieć dołączone pliki źródłowe, co znacznie ułatwia odnalezienie dokumentów przy ewentualnej kontroli.

Czego nie wyrzucać nawet po 5 latach?

Kilka kategorii dokumentów warto przechowywać dłużej, niż wymagają przepisy podatkowe. Umowy z dostawcami i marketplace’ami dobrze zachować przez cały czas trwania współpracy i jeszcze kilka lat po jej zakończeniu. Dokumenty potwierdzające nabycie środków trwałych, takich jak maszyny, sprzęt czy samochody, warto trzymać przez cały okres amortyzacji plus 5 lat, a dokumenty związane ze sporami z kupującymi do czasu ich rozstrzygnięcia plus 3-5 lat, czyli okres przedawnienia roszczeń.

Podsumowanie

Sklep internetowy generuje dużą liczbę dokumentów, które musisz przechowywać przez co najmniej 5 lat: faktury sprzedaży i kosztowe, raporty platform, wyciągi bankowe, dokumenty VAT i magazynowe. Forma elektroniczna jest dopuszczalna pod warunkiem integralności i dostępności. Kluczem do sprawnego archiwum jest bieżąca ewidencja i systematyczne pobieranie raportów ze wszystkich platform, a nie odtwarzanie historii dokumentów w momencie, gdy urząd o nie pyta.

Chcesz mieć pewność, że każda transakcja z Allegro, Amazon i Shopify ma swój dokument w Comarch ERP Optima? Umów bezpłatną prezentację EcomRail.