Kontrola skarbowa w sklepie internetowym może wydawać się odległą perspektywą, dopóki firma nie musi przedstawić swojej dokumentacji. Organy podatkowe dysponują coraz większą ilością danych pozwalających analizować rozliczenia przedsiębiorców. W e-commerce szczególne znaczenie ma spójność sprzedaży z ewidencją VAT, rozliczeniami marketplace’ów i danymi w systemie ERP. Dlatego warto wcześniej uporządkować dokumentację i regularnie kontrolować poprawność ewidencji.…
Czego szuka urząd skarbowy przy kontroli e-commerce?
Kontrole firm e-commerce skupiają się na kilku obszarach. Pierwszy to spójność przychodów z ewidencją VAT: czy przychody wykazane w JPK_V7 zgadzają się z obrotami na platformach sprzedażowych, które urząd może zestawić z danymi z Allegro czy Amazona w ramach wymiany informacji. Drugi to poprawność ewidencji sprzedaży zagranicznej, czyli stosowanie VAT OSS i prawidłowych stawek per kraj, co przy e-commerce z komponentem zagranicznym bywa kwestionowane najczęściej. Kontrolerzy sprawdzają też dokumentację zwrotów i korekt, bo każdy zwrot powinien mieć fakturę korygującą, a jej brak przy udokumentowanych w raportach platformy zwrotach jest sygnałem alarmowym. Do tego dochodzi weryfikacja rozliczenia prowizji i kosztów platform, czyli czy są poprawnie zaksięgowane i potwierdzone fakturami, oraz spójność stanów magazynowych z faktycznym stanem towaru.
Dokumenty, które musisz mieć przy kontroli e-commerce
Kontroler może zażądać kilku kategorii dokumentów. Dokumentacja sprzedaży to faktury VAT i paragony fiskalne za cały kontrolowany okres, faktury korygujące przy zwrotach i reklamacjach, raporty sprzedaży z platform do porównania z ewidencją oraz raporty z kas fiskalnych, dobowe i miesięczne. Dokumentacja kosztowa obejmuje faktury za prowizje od platform, faktury za usługi bramek płatności, faktury za wysyłkę, opakowania i logistykę oraz faktury za reklamy, na przykład Allegro Ads, Amazon Advertising czy Google Ads.
Dokumentacja rozliczeniowa to wyciągi bankowe za kontrolowany okres, raporty rozliczeniowe z platform, takie jak Settlement Reports Amazona czy raporty finansowe Allegro, oraz dokumentacja reconciliacji, czyli zestawienie wypłat z dokumentami sprzedaży. Dokumentacja VAT obejmuje pliki JPK_V7 za kontrolowany okres, ewidencję VAT OSS i deklaracje VIU-DO, jeśli dotyczą, oraz dowód rejestracji w OSS. Dokumentacja magazynowa to z kolei dokumenty przyjęcia i wydania towaru, inwentaryzacje oraz dokumenty korygujące stany przy zwrotach przyjętych na magazyn.
Najczęstsze zastrzeżenia kontrolerów w e-commerce
Z doświadczeń firm, które przeszły przez kontrolę, wynika kilka powtarzających się problemów. Najczęstsza jest rozbieżność między obrotami na platformie a ewidencją VAT, zwykle wynikająca z zaksięgowania kwoty wypłaty zamiast kwoty sprzedaży, pominiętych transakcji albo opóźnionego ich ujęcia. Częsty jest też brak faktur korygujących przy zwrotach: platforma pokazuje ich setki, a w ewidencji brakuje odpowiadających korekt, co skutkuje zawyżonym przychodem i zawyżonym VAT należnym. Problemem bywają nieprawidłowe stawki VAT przy sprzedaży zagranicznej, gdy do transakcji B2C powyżej progu OSS stosuje się polską stawkę zamiast stawki kraju kupującego, a także brak dokumentacji kosztowej za prowizje platform, gdy prowizje są „gdzieś” uwzględnione w kwotach, ale bez faktury potwierdzającej zakup usługi. Zdarzają się wreszcie niespójne stany magazynowe, czyli rozbieżność między liczbą sprzedanych produktów wynikającą z faktur a dokumentami wydania z magazynu.
Jak automatyczne rozliczanie pomaga przejść kontrolę?
Kontrola skarbowa opiera się na dokumentach i ich spójności. Im lepiej ewidencja jest prowadzona na bieżąco, im mniej w niej dziur, opóźnień i ręcznych korekt, tym spokojniej przechodzi się przez kontrolę. Automatyczna integracja z Comarch ERP Optima daje tu konkretne korzyści: każda transakcja z platformy ma swój odpowiednik w Optimie, co daje pełną traceability i możliwość pokazania kontrolerowi, skąd pochodzi każdy dokument. Faktury korygujące przy zwrotach powstają automatycznie, więc nie ma ryzyka, że jakiś zwrot zostanie bez korekty, a reconciliacja z wyciągiem bankowym jest udokumentowana, bo integracja loguje każdą operację z dokładnym czasem. Raporty z platform i dokumenty w Optimie pozostają przy tym spójne co do kwot, dat i liczby transakcji.
Lista kontrolna – sprawdź, czy jesteś gotowy
Zanim pojawi się kontroler, warto zrobić własny audyt i sprawdzić kilka rzeczy:
- Mam faktury VAT lub paragony do każdej transakcji za ostatnie 5 lat.
- Mam faktury korygujące do wszystkich zwrotów.
- Mam faktury od platform za prowizje.
- Mam raporty rozliczeniowe z platform za każdy miesiąc.
- Ewidencja w Optimie jest spójna z raportami platform, co do liczby i wartości transakcji.
- Mam dokumentację ewidencji VAT OSS i deklaracje VIU-DO, jeśli mnie dotyczą.
- Wyciągi bankowe są zaksięgowane i spójne z ewidencją rozrachunków.
- Stany magazynowe zgadzają się z liczbą sprzedanych i zwróconych produktów.
Podsumowanie
Kontrola skarbowa w e-commerce sprawdza przede wszystkim spójność: czy przychody z platform zgadzają się z ewidencją VAT, czy zwroty mają korekty, czy prowizje mają faktury. Firmy, które prowadzą bieżącą, automatyczną ewidencję sprzedaży, mają te dokumenty w porządku i przechodzą kontrolę bez problemu. Firmy, które rozliczają ręcznie i z opóźnieniami, ryzykują rozbieżności, których wyjaśnienie kosztuje dużo czasu i nerwów.
Chcesz mieć pewność, że Twoja ewidencja w Comarch ERP Optima wytrzyma kontrolę skarbową? Umów bezpłatną prezentację EcomRail i sprawdź, jak wygląda pełna automatyzacja rozliczania transakcji.