Sprzedajesz na Allegro, Amazon.de lub przez własny sklep do klientów w Niemczech, Francji czy Czechach? Od lipca 2021 roku musisz liczyć się z VAT OSS — unijną procedurą rozliczenia podatku VAT od sprzedaży do konsumentów w krajach UE. Jeśli Twój sklep przekroczył próg 10 000 euro rocznie sprzedaży do innych krajów UE, obowiązek rejestracji w…
Czym jest VAT OSS i kogo dotyczy?
VAT OSS (One Stop Shop) to procedura wprowadzona przez Unię Europejską, która pozwala rozliczać podatek VAT od sprzedaży do konsumentów (B2C) w różnych krajach UE za pomocą jednej deklaracji, składanej w kraju rejestracji, czyli w Polsce w urzędzie skarbowym.
Przed wprowadzeniem OSS sprzedawca, który przekraczał niemiecki próg rejestracji VAT, musiał zarejestrować się jako podatnik VAT w Niemczech, składać tamtejsze deklaracje i płacić podatek według niemieckich stawek. Dziś można to zrobić z Polski, przez jeden formularz.
Obowiązek dotyczy sklepów internetowych i sprzedawców na marketplace’ach, którzy sprzedają towary konsumentom w innych krajach UE, o ile łączna sprzedaż B2C do tych krajów przekroczyła 10 000 euro rocznie. Poniżej tego progu można rozliczać VAT według polskich stawek, ale po jego przekroczeniu obowiązek OSS staje się automatyczny.
Jak VAT OSS wpływa na dokumenty sprzedaży w Comarch ERP Optima?
Każda transakcja objęta VAT OSS musi być ewidencjonowana ze stawką VAT kraju docelowego, nie polską. Oznacza to, że Każda transakcja objęta VAT OSS musi być ewidencjonowana ze stawką VAT kraju docelowego, a nie polską. Sprzedając towar do Niemiec, wystawiasz więc dokument z 19% VAT, do Francji z 20%, a do Czech z 21%.
W Comarch ERP Optima wymaga to odpowiedniej konfiguracji. Stawki VAT poszczególnych krajów UE muszą być zdefiniowane w systemie, a każdy dokument sprzedaży musi być przypisany do właściwego kraju konsumenta i mieć zastosowaną odpowiednią stawkę. Ewidencja OSS powinna być prowadzona oddzielnie od standardowej ewidencji VAT: wartości sprzedaży OSS nie trafiają do polskiej deklaracji JPK_V7, tylko do osobnej ewidencji, na podstawie której wypełniasz deklarację VIU-DO. Jeśli Optima nie jest poprawnie skonfigurowana pod VAT OSS, ryzykujesz, że deklaracje będą błędne, bo albo zapłacisz podatek w złej stawce, albo wykażesz transakcje w niewłaściwym miejscu.
Jak skonfigurować VAT OSS w Comarch ERP Optima?
Konfiguracja obejmuje kilka kroków. Pierwszy to zdefiniowanie stawek VAT krajów UE w słowniku stawek (Narzędzia → Opcje → Ogólne → Stawki VAT). Nowsze wersje Optimy, od mniej więcej 2021.x, mają dedykowane pola do obsługi OSS, więc warto sprawdzić, czy pracujesz na wersji, która je obsługuje.
Drugi krok to przypisanie kraju dostawy do każdej transakcji: każda sprzedaż zagraniczna B2C musi mieć przypisany kraj konsumenta, bo na tej podstawie Optima zastosuje właściwą stawkę VAT. Przy automatycznym imporcie z marketplace’ów, takich jak Allegro, Amazon czy Shopify, ta informacja powinna być pobierana wprost z danych zamówienia.
Trzeci krok to wydzielona ewidencja VAT OSS. Comarch ERP Optima pozwala tworzyć osobne rejestry VAT, a transakcje OSS powinny trafiać do rejestru, który nie wchodzi do standardowego pliku JPK_V7, ale stanowi podstawę do ręcznego lub półautomatycznego wypełnienia deklaracji VIU-DO. Czwarty krok to przeliczenie walut: sprzedaż w EUR musi być przeliczona na PLN według kursu EBC, a nie NBP, co jest jednym z częstszych źródeł pomyłek.
VAT OSS a sprzedaż wielokanałowa – dodatkowe komplikacje
Jeśli sprzedajesz jednocześnie przez Allegro, Amazon i własny sklep Shopify, dane o transakcjach zagranicznych są rozsiane w trzech różnych systemach, a każdy z nich generuje inne raporty w innym formacie. Ręczne zebranie tych danych, przypisanie właściwych stawek VAT i wprowadzenie ich do Optimy to zadanie, które przy kilkuset transakcjach zagranicznych miesięcznie potrafi zająć dziesiątki godzin, a robić je trzeba co kwartał, przed terminem złożenia deklaracji VIU-DO. Automatyczna integracja, która pobiera dane ze wszystkich kanałów i importuje je do Optimy z właściwymi stawkami VAT OSS, eliminuje ten problem: dane są w jednym miejscu, w odpowiednim formacie, a ewidencja OSS aktualizuje się na bieżąco.
Najczęstsze błędy przy rozliczaniu VAT OSS w Comarch ERP Optima
Najczęstszym błędem jest stosowanie polskiej stawki VAT do transakcji B2C za granicą, co zwykle wychodzi na jaw dopiero przy kontroli lub przy wypełnianiu deklaracji VIU-DO. Równie problematyczne jest uwzględnianie transakcji OSS w JPK_V7, bo sprzedaż OSS nie powinna trafiać do polskiej deklaracji VAT; jeśli tak się dzieje, VAT należny wychodzi zawyżony.
Kolejny błąd to stosowanie kursu NBP zamiast EBC przy przeliczaniu wartości transakcji na PLN dla celów raportowania OSS. Problemem bywa też brak ewidencji per kraj: deklaracja VIU-DO wymaga podania kwot sprzedaży i VAT osobno dla każdego kraju UE, więc jeśli ewidencja w Optimie nie jest tak prowadzona, przygotowanie deklaracji oznacza ręczne sortowanie setek wpisów. Zdarza się wreszcie, że sprzedawcy nie rejestrują transakcji poniżej progu 10 000 euro, zapominając, że próg trzeba monitorować na bieżąco i zarejestrować się w OSS zanim zostanie przekroczony, a nie dopiero po fakcie.
Podsumowanie
VAT OSS to jeden z bardziej wymagających aspektów prowadzenia sprzedaży zagranicznej przez internet. Comarch ERP Optima obsługuje tę procedurę, ale wymaga odpowiedniej konfiguracji i precyzyjnego mapowania transakcji z poszczególnych krajów. Przy sprzedaży wielokanałowej, czyli przez kilka marketplace’ów jednocześnie, ręczne zarządzanie ewidencją OSS jest wykonalne, ale bardzo czasochłonne.
Jeśli sprzedajesz za granicę przez Allegro, Amazon lub Shopify i chcesz mieć pewność, że transakcje OSS trafiają do Optimy z właściwymi stawkami VAT, umów bezpłatną prezentację EcomRail. Pokażemy Ci, jak automatyzacja importu rozwiązuje problem ewidencji OSS przy sprzedaży wielokanałowej.