Allegro One Finanse, dawniej Allegro Pay czy Allegro Finanse, to zintegrowany system finansowy Allegro, który obsługuje płatności kupujących, gromadzi środki sprzedawcy i wypłaca je na konto bankowe. Dla kupującego to wygoda, bo płaci jedną metodą niezależnie od sprzedawcy. Dla Ciebie oznacza to, że pieniądze za transakcje nie trafiają od razu na Twoje konto, tylko najpierw…
Jak działa Allegro One Finanse od strony sprzedawcy?
Kiedy kupujący płaci za zamówienie, środki trafiają najpierw na jego konto Allegro One, a potem do systemu rozliczeniowego platformy. Allegro potrąca swoją prowizję od sprzedaży i po pewnym czasie, zwykle kilku dniach od potwierdzenia transakcji, udostępnia Ci środki do wypłaty. Wypłata nie następuje automatycznie po każdej transakcji: środki gromadzą się w portfelu, a Ty możesz wypłacić je ręcznie albo ustawić automatyczne wypłaty w wybranym cyklu, na przykład raz dziennie lub raz w tygodniu. Kwota wypłaty to suma zgromadzonych środków po potrąceniu prowizji i innych opłat, a Allegro udostępnia w panelu sprzedawcy raporty rozliczeniowe pozwalające pobrać zestawienie transakcji, prowizji i wypłat za wybrany okres.
Co musi trafić do ksiąg przy rozliczaniu Allegro One Finanse?
Poprawna ewidencja wymaga ujęcia kilku elementów. Przychód ze sprzedaży to pełna kwota transakcji: każde zamówienie, za które kupujący zapłacił, generuje przychód w wysokości pełnej ceny, niezależnie od tego, że Allegro pobrało prowizję i nie przelało całej kwoty. Prowizja Allegro jest kosztem Twojej działalności, dokumentowanym zwykle raz w miesiącu zbiorczą fakturą, która trafia do rejestru zakupów VAT z możliwością odliczenia podatku.
Warto też mieć w Optimie konto rozrachunkowe dla Allegro, reprezentujące środki, które platforma jest Ci winna, czyli sumę sprzedaży pomniejszoną o prowizje, zwroty i inne opłaty, a wypłata z Allegro powinna zamykać tę należność. Każdy zwrot obniża przy tym saldo w portfelu Allegro i wymaga faktury korygującej w Optimie, a korekta prowizji, którą Allegro zwraca przy zwrocie, oznacza zmniejszenie kosztu.
Jak skonfigurować konto rozrachunkowe dla Allegro w Comarch ERP Optima?
Najprostsze podejście to traktowanie Allegro jak kontrahenta, pośrednika finansowego, który jest Ci winien pieniądze ze sprzedaży i któremu Ty jesteś winien prowizje. W praktyce zakładasz w Optimie kartotekę kontrahenta „Allegro Sp. z o.o.”, a każda faktura sprzedaży wystawiana kupującemu na Allegro ma jako płatnika samo Allegro, a nie kupującego, bo to platforma gromadzi środki i Ci je wypłaca. Prowizja od Allegro trafia jako zobowiązanie wobec platformy, czyli zakup usługi, a wypłata z portfela zamyka otwarte rozrachunki. Takie podejście pozwala na bieżąco śledzić, ile Allegro jest Ci winne i czy wypłaciło środki zgodnie z oczekiwaniami.
Alternatywne podejście: ewidencja per kupujący
Alternatywnie można tworzyć w Optimie dokumenty sprzedaży dla każdego kupującego, z jego danymi, a samą płatność ujmować przez konto pośrednika, czyli Allegro. To podejście daje pełną traceability, bo każda faktura jest powiązana z konkretnym zamówieniem i kupującym, ale wymaga pobierania danych kupujących z API Allegro i zapisywania ich w kartotece kontrahentów. Przy dużej liczbie transakcji z klientami jednorazowymi, typowej dla B2C, kartoteka rośnie szybko i wymaga zarządzania duplikatami. Automatyczna integracja może obsługiwać oba podejścia, a wybór zależy od Twoich potrzeb analitycznych i preferencji księgowego.
Allegro One Finanse a VAT – co jest kiedy wymagalne?
Warto pamiętać o ważnej kwestii podatkowej: moment powstania obowiązku VAT nie zależy od tego, kiedy Allegro wypłaci pieniądze. Obowiązek powstaje co do zasady w momencie dostarczenia towaru lub wykonania usługi, a nie wpływu środków na konto. Jeśli więc sprzedałeś towar w marcu, a wypłatę dostałeś w kwietniu, VAT od tej transakcji rozliczasz w marcu. To jeden z powodów, dla których ewidencja powinna opierać się na dacie transakcji, a nie na dacie wypłaty.
Najczęstsze błędy przy ewidencji Allegro One Finanse
Częstym błędem jest księgowanie daty wypłaty zamiast daty transakcji, choć obowiązek VAT i data przychodu powinny odpowiadać dacie sprzedaży. Problemem bywa też brak konta rozrachunkowego dla Allegro, bo bez niego trudno wiedzieć, ile platforma jest Ci winna, i łatwo przeoczyć sytuację, gdy wypłata nie dojdzie albo przyjdzie w błędnej kwocie. Zdarza się również traktowanie zbiorczej faktury za prowizje jako jedynego dokumentu, choć dokumentuje ona wyłącznie koszt, a przychód musi być udokumentowany osobno, czy to per transakcja, czy zbiorczą ewidencją sprzedaży. Warto wreszcie pamiętać o saldach prowizji przy zwrotach: jeśli kupujący oddał towar, Allegro zwraca też część prowizji, a brak korekty tego kosztu w Optimie oznacza zawyżone koszty.
Podsumowanie
Allegro One Finanse to wygodny system dla kupujących, ale dla sprzedawców wymaga świadomości, że wypłata z portfela Allegro to nie to samo co przychód ze sprzedaży. Poprawna ewidencja w Comarch ERP Optima opiera się na pełnych przychodach per transakcja, oddzielnych kosztach prowizji, koncie rozrachunkowym dla Allegro i terminowym ujęciu VAT według daty transakcji, a nie daty wypłaty.
Chcesz zobaczyć, jak EcomRail automatycznie rozlicza Allegro One Finanse w Comarch ERP Optima? Umów bezpłatną prezentację.