Zamknięcie miesiąca w sklepie internetowym: JPK się nie zgadza, sprzedaż na Allegro różni się od tej w Optimie o kilkanaście tysięcy złotych, a przepływ na koncie bankowym nie sumuje się z dokumentami. Szukasz błędu od dwóch godzin i jeszcze go nie znalazłeś. Każdy, kto prowadził e-commerce z ręcznym rozliczaniem, zna ten scenariusz. Dobra wiadomość jest…
Od czego zaczyna się automatyczny import?
Każda automatyczna integracja między platformą e-commerce a Comarch ERP Optima składa się z trzech warstw. Pierwsza odpowiada za pobieranie danych ze źródła. Integracja łączy się z API Allegro, Amazon, Shopify lub innej platformy i pobiera informacje o nowych transakcjach. Dostęp do danych zapewnia token uzyskany podczas autoryzacji w panelu sprzedawcy. Druga warstwa przetwarza i przekształca pobrane informacje. Integracja mapuje dane z marketplace’u na strukturę dokumentów w Optimie. Następnie weryfikuje je, przelicza waluty i klasyfikuje transakcje. Na tej podstawie wybiera typ dokumentu, stawkę VAT oraz odpowiedniego kontrahenta. Trzecia warstwa przekazuje gotowe dane do Comarch ERP Optima przez API. System tworzy faktury, paragony lub korekty i zapisuje je w bazie. Księgowy może od razu zobaczyć nowe dokumenty.
Jak działa API Comarch ERP Optima i jak integracja tworzy dokumenty?
Comarch ERP Optima udostępnia API, które pozwala zewnętrznym aplikacjom tworzyć i odczytywać dokumenty. Integracja najpierw sprawdza, czy kupujący znajduje się już w kartotece kontrahentów. Jeśli go nie znajdzie, tworzy nową kartotekę na podstawie danych z marketplace’u. Następnie przygotowuje dokument sprzedaży i przypisuje go do właściwego rejestru VAT. Zapisuje też informację o wykonanym imporcie. Dzięki temu przy kolejnym uruchomieniu nie tworzy tego samego dokumentu ponownie. Cały proces działa bez otwierania interfejsu Optimy. Integracja komunikuje się z systemem bezpośrednio przez API.
Co odróżnia dobrą integrację od złej?
Wszystkie integracje pobierają dane i tworzą dokumenty. Największe różnice pojawiają się jednak przy obsłudze nietypowych sytuacji. To właśnie wtedy rozwiązanie pokazuje swoją jakość.
Pierwszy ważny element to obsługa błędów API. Jeśli Allegro zwróci błąd 503, dobra integracja ponowi próbę po kilku minutach. Słabsze rozwiązanie może po prostu pominąć transakcję bez ostrzeżenia. Kolejna kwestia to anulowania i zwroty. Integracja musi śledzić status zamówienia i reagować na każdą zmianę. Jeśli klient anuluje zamówienie po imporcie, system powinien odpowiednio skorygować dokumenty. Ważna jest także deduplikacja. Mechanizm ten sprawdza, czy integracja wcześniej przetworzyła daną transakcję. Bez niego ponowne uruchomienie może wygenerować duplikaty. Istotne jest również prawidłowe mapowanie dokumentów. Integracja powinna rozpoznać, kiedy utworzyć fakturę VAT, paragon lub dokument w obcej walucie. Ostatni element to logowanie operacji. Dzięki niemu możesz sprawdzić czas importu, liczbę transakcji oraz przyczynę ewentualnych błędów.
Jak wygląda wdrożenie integracji w praktyce?
Wdrożenie automatycznej integracji marketplace’ów z Comarch ERP Optima trwa zwykle od 1 do 5 dni roboczych. Na początku zespół analizuje środowisko klienta. Sprawdza wersję Optimy, strukturę rejestrów VAT, konfigurację kontrahentów oraz typy dokumentów. Na tej podstawie ustala sposób mapowania danych z marketplace’u. Kolejny etap obejmuje konfigurację połączeń. Zespół autoryzuje API Allegro, Amazon lub Shopify i łączy integrację z Optimą. Następnie ustawia parametry importu, między innymi typy dokumentów, rejestry VAT i kursy walut. Później przeprowadza testy na historycznych transakcjach. Sprawdza kwoty, stawki VAT, dane kontrahentów oraz przypisanie dokumentów do rejestrów. Na końcu uruchamia automatyczny harmonogram importu i pokazuje użytkownikom, jak monitorować cały proces.
Bezpieczeństwo danych przy automatycznej integracji
Integracja przetwarza dane finansowe oraz dane osobowe kupujących. Dlatego przy wyborze rozwiązania warto sprawdzić kilka elementów bezpieczeństwa. Integracja powinna korzystać z szyfrowanego połączenia TLS podczas komunikacji z marketplace’ami i Optimą. Dostawca powinien również szyfrować dane zapisane w systemie, na przykład historię importów. Ważne są także wymagania wynikające z RODO. Dostawca integracji przetwarza imiona, adresy i adresy e-mail kupujących. Z tego powodu powinien zawrzeć z klientem odpowiednią umowę powierzenia danych. Warto też sprawdzić lokalizację serwerów. Jeśli dostawca przechowuje dane poza Unią Europejską, powinien stosować odpowiednie zabezpieczenia prawne, na przykład standardowe klauzule umowne SCC.
Podsumowanie
Automatyczny import transakcji e-commerce do Comarch ERP Optima składa się z trzech głównych etapów. Integracja pobiera dane z API marketplace’u, następnie je przetwarza i przekazuje do Optimy. O jakości rozwiązania decydują przede wszystkim obsługa wyjątków, deduplikacja i prawidłowe mapowanie dokumentów. Duże znaczenie ma także bezpieczeństwo danych. Przy gotowym rozwiązaniu SaaS wdrożenie zajmuje zwykle od 1 do 5 dni roboczych.
Chcesz zobaczyć, jak EcomRail obsługuje cały ten proces w praktyce? Umów bezpłatną prezentację. Pokażemy Ci architekturę integracji oraz pierwsze importy w Twoim środowisku.