Import dokumentów sprzedaży z Amazon do Comarch ERP Optima — jak to zrobić poprawnie?

Dlaczego Amazon sprawia trudności przy rozliczaniu w Optimie?

• Rozliczenie dwutygodniowe — Amazon nie przelewa pieniędzy za każdą transakcję. Co dwa tygodnie wypłaca zbiorczą kwotę, po potrąceniu prowizji, kosztów reklamy (jeśli korzystasz z Amazon Ads), zwrotów i innych opłat.
• Wielu klientów z różnych krajów — jeśli sprzedajesz na Amazon.de, Amazon.fr lub Amazon.co.uk, masz transakcje w euro lub funtach. Każda z nich wymaga przeliczenia według kursu NBP i odpowiedniego ujęcia VAT.
• Różne modele logistyczne: FBA i FBM — przy FBA (Fulfillment by Amazon) Amazon sam wysyła towar i pobiera za to opłaty, które pojawiają się w raportach jako osobne pozycje. Przy FBM (Fulfillment by Merchant) wysyłasz sam, ale rozliczenie prowizji nadal odbywa się przez Amazon.
• Faktury dla kupujących biznesowych — Amazon ma własny system fakturowania VAT dla klientów B2B (Amazon Business). To, jakie dokumenty wystawia Amazon, a jakie Ty musisz wystawić w Optimie, zależy od konfiguracji Twojego konta.

Jakie dokumenty trzeba zaksięgować przy sprzedaży na Amazon?

Poprawne rozliczenie sprzedaży na Amazon w Comarch ERP Optima wymaga uwzględnienia kilku kategorii dokumentów:

Faktury sprzedaży — dla każdej transakcji (lub zbiorczo, zależnie od przyjętej metody) musisz wystawić lub zaimportować dokument sprzedaży w Optimie. Dane muszą być spójne z tym, co Amazon raportuje.

Noty obciążeniowe / faktury kosztowe za prowizje — Amazon pobiera od 8% do 15% wartości sprzedaży w zależności od kategorii produktu. Te prowizje to Twój koszt i muszą trafić do ksiąg jako zakup usługi od Amazon.

Korekty i zwroty — Amazon akceptuje zwroty w ciągu 30 dni (w niektórych kategoriach dłużej). Każdy zwrot oznacza konieczność wystawienia noty korygującej lub faktury korety.

Opłaty FBA — jeśli korzystasz z FBA, Amazon pobiera opłaty za magazynowanie i wysyłkę. Te pozycje muszą trafić do Optimy jako koszty usług logistycznych.

Metody importu danych z Amazon do Comarch ERP Optima

Ręczna praca na raportach Amazon

Amazon generuje kilka rodzajów raportów: raport rozliczeniowy (Settlement Report), raport zamówień (Orders Report), raport zwrotów. Możesz pobrać te pliki i na ich podstawie ręcznie tworzyć dokumenty w Optimie.

W praktyce oznacza to: pobranie raportu → filtrowanie i sortowanie w Excelu → ręczne wprowadzanie pozycji do Optimy lub import przez plik CSV. Ten proces powtarzasz co dwa tygodnie przy każdej wypłacie od Amazon. Przy 500 transakcjach miesięcznie to kilka godzin pracy. Przy 3 000 — może zająć cały tydzień.

Import przez plik CSV do Optimy

Comarch ERP Optima obsługuje import dokumentów przez pliki CSV lub XML. Jeśli masz kogoś, kto potrafi przygotować odpowiednio sformatowany plik na bazie raportów Amazon — możesz przyspieszyć część procesu.

Problem polega na tym, że nie jest to pełna automatyzacja. Nadal musisz pobierać raporty, formatować dane i dbać o to, żeby mapowanie było zgodne ze strukturą Optimy. Każda zmiana formatu raportów po stronie Amazon (a zdarzają się regularnie) może popsuć cały proces.

Automatyczny import przez integrację API

Najbardziej efektywne rozwiązanie to integracja, która łączy API Amazon z API Comarch ERP Optima. Taka integracja automatycznie pobiera dane o zamówieniach i rozliczeniach, przetwarza je do formatu Optimy i tworzy odpowiednie dokumenty bez Twojego udziału.

Jak powinna wyglądać poprawna automatyczna integracja Amazon–Optima?

Dobra integracja nie tylko „przenosi dane”. Musi rozumieć logikę rozliczeniową Amazon i tłumaczyć ją na strukturę dokumentów w Comarch ERP Optima. W praktyce oznacza to:

1. Automatyczne pobieranie Settlement Report co 14 dni (lub wcześniej, jeśli Amazon wypłaci pieniądze szybciej) i tworzenie na jego podstawie dokumentów w Optimie.
2. Podział kwoty wypłaty na przychody ze sprzedaży, prowizje Amazon, koszty FBA, zwroty i inne opłaty — każda kategoria musi trafić na właściwe konto księgowe.
3. Przeliczenie walut według kursu NBP — transakcje w EUR, GBP i USD wymagają przeliczenia na PLN. Kurs musi być pobrany z właściwego dnia (zazwyczaj dzień poprzedzający datę transakcji).
4. Obsługa zwrotów — każdy zwrot musi być powiązany z oryginalną transakcją i generować dokument korygujący w Optimie.
5. Deduplikacja — integracja musi sprawdzać, czy dany dokument już istnieje w Optimie, żeby nie tworzyć duplikatów przy kolejnym imporcie.

Najczęstsze błędy przy rozliczaniu Amazona w Comarch ERP Optima

Traktowanie kwoty wypłaty jako przychodu — wypłata od Amazon to nie Twój przychód. To suma sprzedaży minus prowizje minus koszty FBA minus zwroty. Jeśli zaksięgujesz tylko wypłatę — Twój przychód będzie zaniżony, a koszty nie pojawią się w ogóle.

Ignorowanie różnic kursowych — przy sprzedaży w EUR lub GBP pojawią się różnice kursowe między kursem z dnia transakcji a kursem z dnia wypłaty. Te różnice muszą być ujęte w księgach, bo wpływają na wynik finansowy.

Brak not korygujących przy zwrotach — zwrot bez dokumentu korygującego w Optimie oznacza, że masz zawyżone przychody i zawyżony VAT do zapłaty.

Pomijanie opłat za reklamy Amazon — jeśli korzystasz z Amazon Advertising, opłaty za reklamy pojawiają się w Settlement Report jako oddzielne pozycje. Muszą trafić do ksiąg jako koszty marketingowe.

Podsumowanie

Import dokumentów sprzedaży z Amazon do Comarch ERP Optima to jeden z bardziej złożonych procesów w e-commerce — ze względu na dwutygodniowy cykl rozliczeniowy, wielowalutowość, rozróżnienie FBA/FBM i szczegółowość raportów Amazon. Ręczna praca działa, ale jest czasochłonna i podatna na błędy. Automatyczna integracja eliminuje te problemy i pozwala skupić się na sprzedaży, nie na arkuszach kalkulacyjnych. Chcesz zobaczyć, jak automatyczny import z Amazon do Comarch ERP Optima wygląda w praktyce? Umów bezpłatną prezentację EcomRail — pokażemy Ci cały proces na żywo.