Relacja właściciela sklepu e-commerce z księgowym wygląda często tak samo: na początku miesiąca pada pytanie „czy możesz przesłać dokumenty?“, po czym następuje kilkugodzinna wyprawa przez panele Allegro, Amazon i Shopify, kilka eksportów CSV i paczka plików wysłana mailem z komentarzem „tu jest chyba wszystko”. Czy na pewno wszystko? I czy w formacie, który pozwala księgowemu…
Dlaczego komunikacja między właścicielem e-commerce a księgowym często kuleje?
Właściciel sklepu myśli w kategoriach zamówień, produktów i przychodów, a księgowy w kategoriach dokumentów, rejestrów VAT i kont księgowych. To dwa różne języki, więc kiedy jeden pyta „ile sprzedałeś w tym miesiącu?“, a drugi odpowiada „6 793 zł netto plus VAT”, żadne z nich tak naprawdę nie wie, czy odpowiedź jest kompletna. Problem pogłębia to, że sklep e-commerce generuje dane w kilku systemach jednocześnie, czyli na platformie sprzedażowej, w bramce płatności i systemie ERP, a każdy z nich widzi tylko część obrazu. Dobry przepływ informacji między właścicielem a księgowym wymaga wiedzy o tym, co każdy z tych systemów dostarcza, a czego nie.
Dane, które musi mieć księgowy co miesiąc
Podstawą są dokumenty sprzedaży, czyli faktury VAT i paragony wystawione w danym miesiącu, z podziałem na sprzedaż krajową i zagraniczną oraz B2B i B2C. Jeśli korzystasz z Comarch ERP Optima z automatycznym importem, dokumenty są tam już od razu, a księgowy ma do nich dostęp bezpośrednio w systemie. Obok nich potrzebne są faktury korygujące wystawione w danym miesiącu przy zwrotach i reklamacjach, zawsze powiązane z oryginalnymi dokumentami sprzedaży.
Ważną kategorią są też faktury kosztowe od platform: za prowizje Allegro, za prowizje Amazon lub zestawienie kosztów FBA, za usługi Shopify czy prowizje Shopify Payments, a także faktury od bramek płatności, takich jak PayU, Przelewy24 czy Stripe, oraz za reklamy, na przykład Allegro Ads czy Amazon Advertising. Potrzebne są również raporty rozliczeniowe z platform: raport finansowy Allegro za miesiąc, Settlement Report Amazon za każdy okres rozliczeniowy w danym miesiącu oraz raport transakcji Shopify. Te raporty służą do weryfikacji i reconciliacji, czyli sprawdzenia, czy dokumenty w Optimie odpowiadają faktycznym transakcjom na platformach.
Do tego dochodzą wyciągi bankowe za wszystkie rachunki, w tym walutowe, pozwalające powiązać wpływy ze sprzedaży z dokumentami sprzedaży i zweryfikować, że wszystkie wypłaty z platform zostały poprawnie ujęte, dane o stanach magazynowych na koniec miesiąca, aktualizowane automatycznie przy działającej integracji z Optimą, oraz, jeśli sprzedajesz za granicę, informacja o łącznej wartości sprzedaży B2C per kraj UE, potrzebna do wypełnienia deklaracji VIU-DO, którą przy poprawnie skonfigurowanej Optimie można wygenerować bezpośrednio z systemu.
Czego Twój księgowy naprawdę potrzebuje – a czego nie chce
Księgowy chce mieć kompletne dokumenty sprzedaży i kosztowe już w Optimie, bez konieczności ręcznego wpisywania, spójność między tymi dokumentami a raportami platform, tak żeby reconciliacja zajmowała minuty, a nie godziny, aktualne stany magazynowe, żeby nie musiał pytać, ile masz towaru na koniec miesiąca, oraz bezpośredni dostęp do systemu ERP, bez czekania na eksporty od Ciebie. Nie chce natomiast surowych plików CSV z Allegro i Amazona, które bez wstępnego przetworzenia są dla niego bezużyteczne, faktur wysyłanych mailem w paczce ZIP na początku miesiąca, skoro powinny być już w Optimie, tłumaczenia struktury Settlement Report Amazon, bo to nie jest jego rola, ani pytań w stylu „czy to prawda, że Amazon wziął tyle prowizji”, bo potrzebuje faktury, a nie domysłów.
Jak automatyzacja poprawia współpracę z księgowym?
Gdy transakcje z Allegro, Amazon i Shopify są automatycznie importowane do Comarch ERP Optima, a dokumenty kosztowe trafiają tam na bieżąco, księgowy ma dostęp do kompletnych danych bez czekania na Ciebie. Może zamknąć miesiąc VAT bez pytania o brakujące dokumenty, wygenerować deklarację JPK_V7 bezpośrednio z Optimy, sprawdzić, czy ewidencja OSS jest kompletna przed terminem VIU-DO, oraz przygotować raport wyników finansowych, obejmujący przychody, koszty i marżę, bez ręcznego zbierania danych. To zmienia dynamikę współpracy: zamiast comiesięcznego chaosu z dokumentami zostaje kilka minut weryfikacji i zamknięcie.
Jak zorganizować przekazywanie danych, jeśli jeszcze nie masz automatyzacji?
Jeśli nadal pracujesz ręcznie, warto zbudować stały rytm. Do piątego dnia miesiąca pobierz i wyślij raport finansowy Allegro, Settlement Report Amazon i raport Shopify za poprzedni miesiąc. Do siódmego dnia prześlij faktury kosztowe od platform i bramek, choćby jako link do pobrania z paneli. Do dziesiątego dnia dołącz wyciągi bankowe za poprzedni miesiąc, a na bieżąco informuj księgowego o każdym większym zwrocie lub reklamacji wymagającej korekty. Taki rytm minimalizuje chaos i pozwala księgowemu zamknąć miesiąc przed dwudziestym, zamiast w ostatni dzień przed terminem deklaracji.
Podsumowanie
Twój księgowy potrzebuje od Ciebie kompletnych dokumentów sprzedażowych i kosztowych, raportów z platform, wyciągów bankowych i danych o sprzedaży zagranicznej, co miesiąc, w spójnym formacie. Przy automatycznej integracji z Comarch ERP Optima większość tych danych jest tam już automatycznie, a rola właściciela sprowadza się do weryfikacji, a nie do zbierania i formatowania danych. To oszczędza czas obu stronom i eliminuje ryzyko pominięcia czegokolwiek przy zamknięciu miesiąca.
Chcesz, żeby Twój księgowy miał dostęp do kompletnych danych ze wszystkich kanałów sprzedaży w Comarch ERP Optima bez ręcznego importowania? Umów bezpłatną prezentację EcomRail – to proste do wdrożenia i szybko odczuwalne w codziennej pracy.
Relacja właściciela sklepu e-commerce z księgowym wygląda często tak samo: na początku miesiąca pada pytanie „czy możesz przesłać dokumenty?“, po czym następuje kilkugodzinna wyprawa przez panele Allegro, Amazon i Shopify, kilka eksportów CSV i paczka plików wysłana mailem z komentarzem „tu jest chyba wszystko”. Czy na pewno wszystko? I czy w formacie, który pozwala księgowemu…
Dlaczego komunikacja między właścicielem e-commerce a księgowym często kuleje?
Właściciel sklepu myśli w kategoriach zamówień, produktów i przychodów, a księgowy w kategoriach dokumentów, rejestrów VAT i kont księgowych. To dwa różne języki, więc kiedy jeden pyta „ile sprzedałeś w tym miesiącu?“, a drugi odpowiada „6 793 zł netto plus VAT”, żadne z nich tak naprawdę nie wie, czy odpowiedź jest kompletna. Problem pogłębia to, że sklep e-commerce generuje dane w kilku systemach jednocześnie, czyli na platformie sprzedażowej, w bramce płatności i systemie ERP, a każdy z nich widzi tylko część obrazu. Dobry przepływ informacji między właścicielem a księgowym wymaga wiedzy o tym, co każdy z tych systemów dostarcza, a czego nie.
Dane, które musi mieć księgowy co miesiąc
Podstawą są dokumenty sprzedaży, czyli faktury VAT i paragony wystawione w danym miesiącu, z podziałem na sprzedaż krajową i zagraniczną oraz B2B i B2C. Jeśli korzystasz z Comarch ERP Optima z automatycznym importem, dokumenty są tam już od razu, a księgowy ma do nich dostęp bezpośrednio w systemie. Obok nich potrzebne są faktury korygujące wystawione w danym miesiącu przy zwrotach i reklamacjach, zawsze powiązane z oryginalnymi dokumentami sprzedaży.
Ważną kategorią są też faktury kosztowe od platform: za prowizje Allegro, za prowizje Amazon lub zestawienie kosztów FBA, za usługi Shopify czy prowizje Shopify Payments, a także faktury od bramek płatności, takich jak PayU, Przelewy24 czy Stripe, oraz za reklamy, na przykład Allegro Ads czy Amazon Advertising. Potrzebne są również raporty rozliczeniowe z platform: raport finansowy Allegro za miesiąc, Settlement Report Amazon za każdy okres rozliczeniowy w danym miesiącu oraz raport transakcji Shopify. Te raporty służą do weryfikacji i reconciliacji, czyli sprawdzenia, czy dokumenty w Optimie odpowiadają faktycznym transakcjom na platformach.
Do tego dochodzą wyciągi bankowe za wszystkie rachunki, w tym walutowe, pozwalające powiązać wpływy ze sprzedaży z dokumentami sprzedaży i zweryfikować, że wszystkie wypłaty z platform zostały poprawnie ujęte, dane o stanach magazynowych na koniec miesiąca, aktualizowane automatycznie przy działającej integracji z Optimą, oraz, jeśli sprzedajesz za granicę, informacja o łącznej wartości sprzedaży B2C per kraj UE, potrzebna do wypełnienia deklaracji VIU-DO, którą przy poprawnie skonfigurowanej Optimie można wygenerować bezpośrednio z systemu.
Czego Twój księgowy naprawdę potrzebuje – a czego nie chce
Księgowy chce mieć kompletne dokumenty sprzedaży i kosztowe już w Optimie, bez konieczności ręcznego wpisywania, spójność między tymi dokumentami a raportami platform, tak żeby reconciliacja zajmowała minuty, a nie godziny, aktualne stany magazynowe, żeby nie musiał pytać, ile masz towaru na koniec miesiąca, oraz bezpośredni dostęp do systemu ERP, bez czekania na eksporty od Ciebie. Nie chce natomiast surowych plików CSV z Allegro i Amazona, które bez wstępnego przetworzenia są dla niego bezużyteczne, faktur wysyłanych mailem w paczce ZIP na początku miesiąca, skoro powinny być już w Optimie, tłumaczenia struktury Settlement Report Amazon, bo to nie jest jego rola, ani pytań w stylu „czy to prawda, że Amazon wziął tyle prowizji”, bo potrzebuje faktury, a nie domysłów.
Jak automatyzacja poprawia współpracę z księgowym?
Gdy transakcje z Allegro, Amazon i Shopify są automatycznie importowane do Comarch ERP Optima, a dokumenty kosztowe trafiają tam na bieżąco, księgowy ma dostęp do kompletnych danych bez czekania na Ciebie. Może zamknąć miesiąc VAT bez pytania o brakujące dokumenty, wygenerować deklarację JPK_V7 bezpośrednio z Optimy, sprawdzić, czy ewidencja OSS jest kompletna przed terminem VIU-DO, oraz przygotować raport wyników finansowych, obejmujący przychody, koszty i marżę, bez ręcznego zbierania danych. To zmienia dynamikę współpracy: zamiast comiesięcznego chaosu z dokumentami zostaje kilka minut weryfikacji i zamknięcie.
Jak zorganizować przekazywanie danych, jeśli jeszcze nie masz automatyzacji?
Jeśli nadal pracujesz ręcznie, warto zbudować stały rytm. Do piątego dnia miesiąca pobierz i wyślij raport finansowy Allegro, Settlement Report Amazon i raport Shopify za poprzedni miesiąc. Do siódmego dnia prześlij faktury kosztowe od platform i bramek, choćby jako link do pobrania z paneli. Do dziesiątego dnia dołącz wyciągi bankowe za poprzedni miesiąc, a na bieżąco informuj księgowego o każdym większym zwrocie lub reklamacji wymagającej korekty. Taki rytm minimalizuje chaos i pozwala księgowemu zamknąć miesiąc przed dwudziestym, zamiast w ostatni dzień przed terminem deklaracji.
Podsumowanie
Twój księgowy potrzebuje od Ciebie kompletnych dokumentów sprzedażowych i kosztowych, raportów z platform, wyciągów bankowych i danych o sprzedaży zagranicznej, co miesiąc, w spójnym formacie. Przy automatycznej integracji z Comarch ERP Optima większość tych danych jest tam już automatycznie, a rola właściciela sprowadza się do weryfikacji, a nie do zbierania i formatowania danych. To oszczędza czas obu stronom i eliminuje ryzyko pominięcia czegokolwiek przy zamknięciu miesiąca.
Chcesz, żeby Twój księgowy miał dostęp do kompletnych danych ze wszystkich kanałów sprzedaży w Comarch ERP Optima bez ręcznego importowania? Umów bezpłatną prezentację EcomRail – to proste do wdrożenia i szybko odczuwalne w codziennej pracy.