Sprzedajesz na Amazon.de, Amazonie UK albo przez Shopify do klientów w Niemczech lub Francji i dostajesz zapłatę w euro lub funtach. Kiedy przeliczasz tę kwotę na złotówki, okazuje się, że kurs z dnia transakcji różni się od kursu z dnia, w którym pieniądze faktycznie trafiły na Twoje konto. To nie błąd, tylko różnica kursowa, którą…
Czym są różnice kursowe i dlaczego powstają?
Różnica kursowa to różnica między wartością transakcji przeliczoną według kursu z dnia jej zaewidencjonowania a wartością według kursu z dnia faktycznej płatności lub rozliczenia.
Weźmy prosty przykład: kupujący z Niemiec płaci 100 EUR za produkt w Twoim sklepie. Na dzień wystawienia faktury kurs EUR/PLN wynosi 4,25, więc faktura opiewa na 425 PLN, ale na dzień wpływu środków na konto kurs wynosi już 4,31, czyli faktycznie dostajesz 431 PLN (albo 419 PLN, gdyby kurs spadł do 4,19). Różnica, tu 6 PLN w jedną lub drugą stronę, to właśnie różnica kursowa, dodatnia albo ujemna. Przy kilkuset transakcjach miesięcznie takie różnice sumują się do kwot, których nie da się ignorować, bo wpływają na wynik finansowy i muszą być ujęte w ewidencji.
Jakie kursy stosować – NBP czy EBC?
To jedno z najczęściej zadawanych pytań przy sprzedaży zagranicznej w e-commerce, a odpowiedź zależy od rodzaju transakcji.
Kurs NBP stosuje się przy przeliczaniu faktur VAT wystawianych w walucie obcej (bierzesz wtedy kurs z dnia poprzedzającego datę wystawienia faktury), przy przeliczaniu kosztów ponoszonych w walucie obcej, na przykład faktur od zagranicznych dostawców, oraz przy ogólnych rozliczeniach w polskim systemie podatkowym. Kurs EBC, czyli Europejskiego Banku Centralnego, wchodzi w grę przy przeliczaniu wartości transakcji na potrzeby raportowania VAT OSS oraz przy deklaracji VIU-DO, zgodnie z unijnymi przepisami dotyczącymi tej procedury.
Częstym błędem jest stosowanie kursu NBP do przeliczenia wartości sprzedaży OSS, podczas gdy przy deklaracji VIU-DO obowiązuje kurs EBC z ostatniego dnia okresu rozliczeniowego. To pomyłka, która regularnie powoduje rozbieżności w deklaracjach.
Jak Comarch ERP Optima obsługuje różnice kursowe?
Optima ma wbudowane mechanizmy do obsługi walut i różnic kursowych. Potrafi automatycznie pobierać kursy z tabeli NBP, więc przy wystawianiu faktury w EUR system sam zasugeruje aktualny kurs z poprzedniego dnia roboczego, zgodnie z wymogami podatkowymi. Przy rozliczeniu należności, na przykład wpływu środków z Amazona, może też automatycznie wyliczyć różnicę kursową i zaksięgować ją na odpowiednim koncie: przychodów finansowych przy różnicy dodatniej albo kosztów finansowych przy ujemnej. Na koniec roku lub okresu obrachunkowego Optima wycenia dodatkowo saldo rachunków walutowych oraz zobowiązań i należności w walucie obcej według aktualnego kursu NBP, a powstałe w ten sposób różnice kursowe z wyceny bilansowej trzeba zaksięgować osobno.
Różnice kursowe przy sprzedaży przez marketplace’y – specyficzne wyzwania
Sprzedaż przez Amazon i inne platformy zagraniczne dokłada dodatkowe komplikacje. Amazon wypłaca zbiorczo co 14 dni, a kurs EUR z dnia poszczególnych transakcji różni się od kursu z dnia wypłaty, więc jeśli importujesz transakcje po kursie z dnia sprzedaży, a wypłatę rozliczasz po kursie z dnia wpływu, różnicę trzeba obliczyć i zaksięgować przy każdej wypłacie. Prowizje Amazon są potrącane w EUR, czyli stanowią koszt w walucie obcej, który trzeba przeliczyć na PLN według właściwego kursu NBP i ująć jako koszt w złotówkach. Jeśli do tego masz konto walutowe, na którym gromadzisz środki z Amazona przed wymianą na PLN, dochodzi jeszcze jeden etap: wycena salda tego konta i różnice kursowe przy przewalutowaniu.
Jak zminimalizować ryzyko błędów przy różnicach kursowych?
Warto skonfigurować w Optimie automatyczne pobieranie kursów, bo ręczne wpisywanie to prosta droga do błędów, i upewnić się, że ta funkcja jest aktywna. Różnice kursowe najlepiej rozliczać na bieżąco, a nie dopiero na koniec roku: przy dużej liczbie transakcji walutowych warto robić to co miesiąc albo przy każdej wypłacie z Amazona. Pomaga też wydzielenie osobnego konta analitycznego dla różnic kursowych, żeby widzieć, ile faktycznie zarabiasz lub tracisz na kursach, oraz weryfikowanie kursu EBC przed każdą deklaracją VIU-DO, bo dostępny na stronie Europejskiego Banku Centralnego kurs różni się od kursu NBP z tego samego dnia.
Najczęstsze błędy przy rozliczaniu różnic kursowych
Częstym uproszczeniem jest stosowanie jednego, stałego kursu dla całego miesiąca, na przykład kursu z pierwszego dnia, co przy dużej liczbie transakcji w walucie obcej jest błędem podatkowym, bo każda faktura powinna mieć kurs z dnia poprzedzającego jej wystawienie. Problemem bywa też nierozliczanie różnic kursowych przy zamknięciu wypłaty: jeśli faktury w Optimie mają kurs z dnia transakcji, a wpływ z Amazona rozliczany jest po kursie z dnia wypłaty, a różnicy nie zaksięgujesz, rozrachunki zostaną zawsze lekko otwarte.
Szczególnie groźne jest mylenie kursu NBP z EBC przy deklaracji OSS, bo zaniżenie lub zawyżenie podstawy opodatkowania w innym kraju UE staje się problemem podatkowym w tamtym kraju. Osobny błąd to brak wyceny bilansowej na koniec roku: nieujęte różnice kursowe z takiej wyceny trzeba potem korygować przy rocznym zamknięciu ksiąg, zwykle dużym nakładem pracy.
Podsumowanie
Różnice kursowe to nieunikniony element sprzedaży zagranicznej w e-commerce. Comarch ERP Optima ma narzędzia do ich obsługi, ale wymagają one poprawnej konfiguracji i świadomości, które kursy stosować w jakich sytuacjach. Zasady są proste: kurs NBP do faktur i rozliczeń krajowych, kurs EBC do raportowania OSS, a różnice najlepiej rozliczać automatycznie przy każdej wypłacie z Amazona.
Jeśli sprzedajesz w walutach obcych i chcesz mieć pewność, że Twoja integracja z Comarch ERP Optima poprawnie obsługuje kursy i różnice kursowe, umów bezpłatną prezentację EcomRail.