Jest taki moment w historii każdego sklepu internetowego, kiedy to, co działało przy 200 zamówieniach miesięcznie, przestaje działać przy 2 000. W magazyn, logistykę i obsługę klienta właściciele zazwyczaj inwestują dość wcześnie. Księgowość i rozliczenia rosną tymczasem razem ze sprzedażą ręcznie, na siłę, kosztem coraz większej liczby godzin i coraz większej liczby błędów, aż w…
Jak wygląda wzrost rozliczeniowego kłopotu?
Przy małej skali ręczne rozliczanie nie boli tak bardzo. Sto zamówień miesięcznie to kilka godzin pracy, którą właściciel robi sam, choćby w niedzielny wieczór, i jakoś wychodzi. Przy pięciuset zamówieniach pojawia się potrzeba pomocy, przy dwóch tysiącach ta osoba pracuje nad rozliczeniami na pełny etat, a przy pięciu tysiącach trzeba zatrudnić drugą. Tymczasem automatyczna integracja z Comarch ERP Optima obsługuje setkę zamówień i dziesięć tysięcy tym samym nakładem pracy, a czas importu rośnie o kilka minut, nie o kilkadziesiąt godzin. To sedno argumentu za automatyzacją przy skalowaniu: ręczna praca rośnie liniowo z liczbą transakcji, a automatyzacja nie.
Sygnały, że ręczne rozliczanie hamuje Twój wzrost
Kilka sygnałów wskazuje, że osiągnąłeś ten punkt. Zamknięcia miesięcy są coraz późniejsze: kiedy rozliczenia zajmowały pięć godzin, robiłeś je w pierwszym tygodniu następnego miesiąca, a teraz mija połowa miesiąca, a Ty wciąż nie skończyłeś rozliczać poprzedniego. Nie wiesz też, ile zarobiłeś w zeszłym miesiącu, bo skoro musisz czekać na koniec rozliczeń, żeby poznać wynik finansowy, decyzje podejmujesz na podstawie przeczucia, a nie danych.
Zatrudniasz przy tym kogoś tylko po to, żeby przepisywał dane: pracownik spędzający większość czasu na ręcznym wprowadzaniu faktur z Allegro do Optimy to inwestycja o zerowej wartości dodanej, bo tę samą pracę robi integracja, taniej i bezbłędnie. Każda akcja sprzedażowa, czy to Black Friday, Mega Oferty na Allegro czy sezon świąteczny, generuje przy tym panikę, bo oznacza tydzień dodatkowej pracy przy rozliczeniach, a skalowanie kampanii zaczyna być blokowane strachem przed chaosem, który nastąpi po. Wreszcie, chcesz wejść na nowy kanał sprzedaży, ale się wahasz, bo dodanie Amazona do Allegro, które już obsługujesz ręcznie, oznacza podwojenie pracy, a to Twoje procesy, a nie rynek, stają się ograniczeniem.
Kiedy konkretnie warto wdrożyć automatyzację?
Nie ma jednej liczby transakcji, która stanowi „próg automatyzacji”, bo zależy to od struktury sprzedaży i dostępnych zasobów. Przy sklepie z 500 transakcjami miesięcznie, ale sprzedażą wielokanałową, automatyzacja jest uzasadniona już na tym etapie, bo trzy źródła danych w różnych formatach to duże ryzyko błędów i sporo czasu na reconciliację. Przy 1 500 transakcjach z jednego kanału ręczna praca staje się regularnym problemem: zamknięcia miesiąca są stresujące, a każda akcja sprzedażowa oznacza dodatkowe godziny. Powyżej 5 000 transakcji miesięcznie automatyzacja przestaje być opcją, a staje się koniecznością, bo ręczna praca przy takiej skali to kilkadziesiąt godzin miesięcznie i bardzo wysokie ryzyko błędów.
Co zmienia się w firmie po wdrożeniu automatyzacji?
Automatyczna integracja to nie tylko oszczędność czasu, ale zmiana sposobu funkcjonowania firmy. Dane z marketplace’ów są importowane do Optimy na bieżąco, więc księgowy widzi aktualną ewidencję, a Ty możesz sprawdzić wyniki sprzedaży bez czekania na „rozliczenie miesiąca”. Zyskujesz też swobodę skalowania, bo możesz bez obaw uruchamiać akcje sprzedażowe, wchodzić na nowe kanały i zwiększać liczbę SKU, wiedząc, że rozliczenia nadążą automatycznie. Bez ręcznego przepisywania znika ryzyko literówek w kwotach, zduplikowanych kontrahentów i pominiętych zwrotów, a ewidencja w Optimie pozostaje spójna z danymi źródłowymi. Zamknięcie miesiąca staje się przy tym weryfikacją danych, a nie gaszeniem pożarów, bo zamiast szukać rozbieżności, sprawdzasz tylko, czy wszystko jest w porządku, bo zazwyczaj jest.
Jak przygotować się do wdrożenia automatyzacji przy skalującym się sklepie?
Warto najpierw zrobić porządek w Optimie: jeśli kartoteka kontrahentów jest zduplikowana, rejestry VAT nieuporządkowane, a numeracja dokumentów niespójna, lepiej to wyprostować przed podłączeniem integracji, bo automatyzacja wzmacnia zarówno dobre, jak i złe procesy. Dobrze też zidentyfikować wszystkie źródła danych, spisując platformy i bramki płatności, z których spływają transakcje, bo każde źródło to osobna konfiguracja. Warto wreszcie ustalić zasady dokumentacyjne, czyli kiedy wystawiać fakturę, kiedy paragon, jak numerować dokumenty i do jakich rejestrów VAT trafia sprzedaż z poszczególnych kanałów, bo integracja realizuje te zasady, ale to Ty musisz je wcześniej ustalić.
Podsumowanie
Ręczne rozliczanie sprzedaży e-commerce ma swój pułap, a większość rosnących sklepów przekracza go szybciej, niż myśli. Sygnały są czytelne: późniejsze zamknięcia miesięcy, nieaktualne dane finansowe, lęk przed skalowaniem i rosnące koszty ręcznej pracy. Automatyczna integracja z Comarch ERP Optima eliminuje tę barierę i pozwala skupić się na wzroście, a nie na rozliczeniach.
Jeśli czujesz, że Twoje rozliczenia zaczynają nie nadążać za sprzedażą, umów bezpłatną prezentację EcomRail. Pokażemy Ci, jak wygląda automatyzacja w praktyce i od kiedy ma dla Ciebie sens.