Allegro, Amazon, Shopify i własny sklep WooCommerce, wszystko naraz. Dla sprzedaży to świetna strategia dywersyfikacji, dla księgowości potencjalny chaos. Każdy kanał ma inny format raportów, inny cykl wypłat, inne podejście do prowizji i inną strukturę danych o transakcjach. Jeśli próbujesz to wszystko łączyć ręcznie w jednym arkuszu Excela i co miesiąc wgrywać do Comarch ERP…
Na czym polega wyzwanie księgowości wielokanałowej?
Sprzedaż przez kilka kanałów jednocześnie generuje kilka nakładających się na siebie problemów.
Pierwszy to różne formaty danych: Allegro ma własny system raportów, Amazon generuje Settlement Reports, a Shopify oferuje eksporty CSV i webhooki, i żaden z tych formatów nie jest bezpośrednio kompatybilny z Comarch ERP Optima. Drugi to różne cykle wypłat, bo Allegro wypłaca raz lub dwa razy w tygodniu, Amazon co 14 dni, a Shopify Payments zwykle co 2–3 dni robocze, a każdą z tych wypłat trzeba uzgodnić z odpowiednimi transakcjami. Trzeci to różne struktury prowizji: Allegro pobiera prowizję procentową, Amazon prowizję plus opłaty FBA, a Shopify prowizję platformy oraz prowizję bramki płatności, więc każda kategoria kosztów musi być zaksięgowana inaczej. Na koniec dochodzi kwestia zsumowania sprzedaży ze wszystkich kanałów, bo musisz znać łączny przychód, koszt i marżę nie per kanał, ale globalnie, i mieć to spójnie ujęte w Optimie.
Jakie błędy popełnia większość sprzedawców wielokanałowych?
Częsty błąd to rozliczanie każdego kanału w innym terminie, na przykład Allegro na początku miesiąca, Amazon w połowie, a Shopify wtedy, kiedy jest czas, przez co ewidencja jest zawsze niekompletna, a obraz finansowy firmy nieaktualny. Innym problemem jest brak spójnej struktury kont w Optimie: bez wcześniejszego zaprojektowania struktury analitycznej, na przykład centrów kosztów per kanał lub per kraj, nie da się później wyciągnąć z systemu raportu pokazującego, ile zarobiłeś na Amazonie, a ile na Allegro.
Wielu sprzedawców ręcznie łączy dane z kilku platform w jednym arkuszu, który z czasem staje się krytycznym zasobem firmy, znanym tylko jednej osobie, i psuje się przy każdej zmianie formatu eksportu po stronie którejkolwiek platformy. Zdarza się też pomijanie mniejszych kanałów: sprzedaż przez własną stronę, Shopify czy Facebook Shop bywa traktowana jako „resztówka” i rozliczana z opóźnieniem, choć każda transakcja jest przychodem i musi być ujęta terminowo.
Jak zaprojektować spójną ewidencję wielokanałową w Comarch ERP Optima?
Kluczem jest zaprojektowanie struktury ewidencji, zanim zaczniesz importować dane z kilku źródeł, a kilka zasad szczególnie się do tego przydaje.
Warto wydzielić osobne rejestry VAT per kanał lub typ sprzedaży, na przykład osobno sprzedaż krajową (Allegro PL, Shopify PL), sprzedaż zagraniczną B2C rozliczaną w OSS (Amazon EU, Shopify EU) i, jeśli dotyczy, sprzedaż B2B zagraniczną. Dobrze też prowadzić wspólną kartotekę kontrahentów: jeśli ten sam kupujący kupuje u Ciebie zarówno na Allegro, jak i na własnym sklepie Shopify, warto mieć go w Optimie jako jednego kontrahenta, a automatyczna integracja powinna sprawdzać, czy taki kontrahent już istnieje, na przykład po adresie e-mail lub NIP, zanim założy nową kartotekę. Pomaga też spójna numeracja dokumentów, niezależnie od kanału, z którego pochodzi zamówienie, na przykład z prefiksem „ALG” dla Allegro, „AMZ” dla Amazon i „SHO” dla Shopify, tak by od razu było widać źródło transakcji. Ostatni element to centra kosztów per kanał: Optima pozwala przypisywać koszty do takich centrów, więc prowizje Allegro, koszty Amazon FBA i koszty Shopify Payments możesz traktować jako koszty poszczególnych kanałów, co daje podstawę do analizy rentowności każdego z nich z osobna.
Jak automatyzacja upraszcza rozliczanie wielokanałowe?
Przy jednym kanale sprzedaży ręczne rozliczanie jest wymagające, ale wykonalne. Przy trzech lub czterech staje się nieefektywne, bo czas potrzebny na rozliczenie rośnie proporcjonalnie do liczby kanałów, a nie do liczby transakcji.
Automatyczna integracja łącząca wiele kanałów z Comarch ERP Optima pobiera dane ze wszystkich platform jednocześnie, przetwarza je do spójnego formatu i importuje do Optimy z właściwymi oznaczeniami, dzięki czemu księgowość widzi pełny obraz sprzedaży ze wszystkich kanałów w czasie rzeczywistym, bez czekania na ręczne importy. Przy 5 000 transakcjach miesięcznie z trzech kanałów, powiedzmy 3 000 z Allegro, 1 500 z Amazon i 500 z Shopify, ręczna praca to co najmniej 50–80 godzin miesięcznie. Automatyczna integracja redukuje ten czas do kilku godzin przeglądu i weryfikacji.
Raportowanie wielokanałowe – co Optima może Ci powiedzieć?
Jeśli dane ze wszystkich kanałów trafiają do Optimy w spójny, poprawnie oznaczony sposób, możesz generować raporty pokazujące łączny przychód w podziale na kanał, koszty prowizji per kanał, marżę per kanał (o ile masz ewidencję kosztów towarów), sprzedaż zagraniczną w podziale na kraj, niezbędną przy raportowaniu OSS, oraz trendy sprzedaży w czasie, porównujące miesiące i kwartały. Bez dobrze zasilonych danych w Optimie nie masz podstaw do takich analiz, a bez analiz trudno wiedzieć, który kanał faktycznie zarabia.
Podsumowanie
Sprzedaż wielokanałowa to ogromna szansa na wzrost, ale bez porządnej ewidencji finansowej zamienia się w źródło stresu przy każdym zamknięciu miesiąca. Spójna struktura ewidencji w Comarch ERP Optima i automatyczna integracja ze wszystkimi kanałami sprzedaży to dwa elementy, które robią różnicę między chaosem a kontrolą.
Jeśli sprzedajesz przez kilka kanałów i chcesz zobaczyć, jak EcomRail integruje je wszystkie z Optimą jednocześnie, umów bezpłatną prezentację.