PayU i Przelewy24 to dwie najpopularniejsze bramki płatności w polskim e-commerce. Integrują się z niemal każdą platformą sklepową i obsługują przelewy, BLIK-a, karty oraz płatności ratalne. Dla kupującego są przezroczyste, bo wystarczy kliknąć „zapłać”. Dla Ciebie, jako sprzedawcy, są źródłem danych finansowych, które muszą poprawnie trafić do systemu księgowego. Problem w tym, że ani PayU,…
Jak działają bramki płatności od strony rozliczeniowej?
Kiedy kupujący płaci w Twoim sklepie przez PayU lub Przelewy24, pieniądze najpierw trafiają na konto bramki, a nie bezpośrednio do Ciebie. Bramka pobiera swoją prowizję, zwykle 1–2,5% wartości transakcji w zależności od metody płatności i umowy, a resztę przelewa zbiorczą wypłatą, raz na kilka dni albo raz dziennie.
W praktyce wygląda to tak: kupujący płaci 300 zł, bramka potrąca na przykład 5,40 zł prowizji, a Ty otrzymujesz 294,60 zł. Jeśli w Optimie zaksięgujesz przychód jako 294,60 zł, zamiast 300 zł, zaniżysz go o wartość prowizji bramki. Prowizja powinna być osobnym kosztem, a nie pomniejszeniem przychodu.
Co trzeba ująć w księgach przy rozliczeniu z PayU lub Przelewy24?
Poprawna ewidencja płatności przez bramkę wymaga uwzględnienia trzech elementów. Pierwszy to przychód ze sprzedaży w pełnej kwocie: każde zamówienie, za które kupujący zapłacił przez PayU lub Przelewy24, generuje przychód w wysokości pełnej ceny zapisanej na fakturze lub paragonie, a to, że bramka pobrała prowizję, nie zmniejsza tego przychodu.
Drugi to koszt usługi bramki płatności, czyli sama prowizja, traktowana jako zakup usługi pośrednictwa płatniczego. Obie bramki wystawiają faktury lub zbiorcze zestawienia rozliczeń, które trafiają do rejestru zakupów VAT, z możliwością odliczenia podatku, jeśli prowizja jest objęta stawką 23%. Trzeci element to rozliczenie konta pośrednika: między momentem płatności a momentem wypłaty Twoje pieniądze „siedzą” na koncie bramki, co w Comarch ERP Optima odpowiada rozrachunkom, czyli należności od bramki, rozliczanej dopiero w momencie wpływu środków na Twój rachunek bankowy.
PayU vs. Przelewy24 – różnice istotne dla księgowości
Obie bramki działają podobnie, ale mają kilka różnic, które warto znać.
| Kryterium | PayU | Przelewy24 |
| Cykl wypłat | Codzienny lub co kilka dni | Codzienny lub raz w tygodniu |
| Dokumentacja prowizji | Miesięczna faktura zbiorcza | Miesięczne zestawienie + faktura |
| Obsługa zwrotów | Przez panel PayU, możliwy zwrot automatyczny | Przez panel P24, ręczny lub API |
| Obsługa walut | PLN + EUR (zależnie od planu) | Głównie PLN |
| Raporty do pobrania | CSV, API raportowe | CSV, API raportowe |
Przy rozliczaniu w Comarch ERP Optima kluczowe jest regularne pobieranie raportów z obu bramek i uzgadnianie ich z dokumentami sprzedaży, tak aby każda wypłata była powiązana z konkretnymi transakcjami lub z fakturą zbiorczą za dany okres.
Jak uzgodnić (reconciliować) wypłaty z bramek z ewidencją w Optimie?
Reconciliacja, czyli uzgodnienie danych z bramki z danymi w systemie księgowym, pozwala upewnić się, że każda złotówka, która wpłynęła na konto, ma pokrycie w dokumentach sprzedaży, a każda prowizja bramki jest ujęta jako koszt.
Ręcznie wygląda to tak: pobierasz raport transakcji z bramki za dany okres, zestawiasz go z dokumentami sprzedaży w Optimie, sprawdzając, czy każda transakcja z raportu ma odpowiadający dokument, i identyfikujesz rozbieżności, takie jak brakujące dokumenty, duplikaty czy niezgodności kwotowe. Następnie pobierasz fakturę za prowizję i wpisujesz ją do rejestru zakupów VAT, a na koniec księgujesz wyciąg bankowy i powiązujesz wpływ z rozrachunkami z bramką. Przy kilkuset transakcjach miesięcznie proces ten zajmuje kilka godzin, a przy kilku tysiącach potrafi zablokować zamknięcie miesiąca.
Jak automatyzacja rozwiązuje problem reconciliacji?
Automatyczna integracja łącząca PayU lub Przelewy24 z Comarch ERP Optima pobiera raporty transakcyjne z bramek, tworzy dokumenty sprzedaży dla każdej transakcji i automatycznie rozlicza prowizje jako koszt. Reconciliacja z wypłatami odbywa się bez Twojego udziału, bo integracja wie, które transakcje wchodzą w skład danej wypłaty, i sama łączy ją z odpowiednimi dokumentami w Optimie. Zamiast godzin spędzonych na porównywaniu arkuszy zostaje więc kilka minut oczekiwania na zakończenie importu.
Najczęstsze błędy przy rozliczaniu bramek płatności
Najczęstszy błąd to księgowanie wpłaty z bramki jako przychodu, choć kwota na koncie to przychód pomniejszony o prowizję, a prawidłowo pełna cena zamówienia stanowi przychód, a prowizja jest osobnym kosztem. Częste jest też pomijanie prowizji w kosztach: bez faktury od bramki w rejestrze zakupów tracisz zarówno sam koszt, jak i związany z nim VAT do odliczenia.
Problemem bywa brak rozrachunków z bramką, bo bez ich właściwej ewidencji trudno sprawdzić, czy bramka rozliczyła wszystkie transakcje, a spóźniona lub brakująca wypłata może po prostu umknąć. Warto wreszcie pamiętać o uzgadnianiu zwrotów przez bramkę: jeśli kupujący dostał zwrot przez PayU lub Przelewy24, ta kwota musi pojawić się zarówno jako zmniejszenie rozrachunków z bramką, jak i jako korekta sprzedaży w Optimie.
Podsumowanie
Rozliczenie PayU i Przelewy24 to coś więcej niż wpisanie wpływu na konto bankowe. To trójkąt złożony z przychodu ze sprzedaży w pełnej kwocie, kosztu prowizji bramki i rozrachunków z pośrednikiem, a każdy z tych elementów musi trafić do Comarch ERP Optima osobno i pozostawać ze sobą powiązany. Automatyczna integracja robi to bez Twojego udziału, przy każdej transakcji i każdym cyklu wypłat.
Chcesz zobaczyć, jak EcomRail rozlicza PayU i Przelewy24 w Twojej Optimie? Umów bezpłatną prezentację.